Como introduzir uma nova ferramenta/tecnologia num grupo?

O texto em baixo foi traduzido de http://blog.loomio.org/2015/02/20/how-to-engage-your-team-with-new-technology/

O link foi disponibilizado no grupo de Facebook de S3.0, na sequẽncia de uma proposta que ali fiz de passar a utilizar Discourse, alojado no IndieHosters, e advindo do facto de o Facebook poder ser limitador. A resposta em concreto manifestava desconforto em utilizar uma nova ferramenta de comunicação.

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Pessoas, espaço, prática - e depois a tecnologia

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Pessoas

Tecnologia não é apenas tecnologia. Trata de alterar hábitos e a cultura existente sobre como as coisas são feitas. As pessoas vêm primeiro. Pede-se a elas para se adaptarem ou alterarem as suas práticas de trabalho, e para algumas isto vai ser difícil. No caso de uma ferramenta colaborativa como o Loomio, pode-se estar a querer propor uma nova forma de pensar sobre o envolvimento das pessoas. As pessoas tendem a levantar uma série de inquietações compreensíveis e endereçá-las será um passo importante do processo para o teu grupo, permitindo-te desenvoler uma compreensão partilhada (com as pessoas) do problema que a nova tecnologia está a querer resolver

Questões chave

  • Como é que a equipa de administração vai tratar as minhas contribuições?

  • Quão segura é a minha informação?

  • Vou precisar de passar mais tempo online ?

  • Será que isto vai realmente melhorar as comunicações e a tomada de decisões?

  • Qual é a natureza da relação entre as pessoas envolvidas?

  • Como é que estas novas ferramentas se encaixarão com as práticas correntes?

  • Qual é o problema com os métodos atuais que o grupo está a utilizar, e quais são os custos?

Espaço

Considera como é que o espaço e a identidade funcionam no teu grupo neste momento. Nós encontrámos que as pessoas que estão habituadas a reunir-se presencialmente têm , quando se usam ferramentas online, muito medode perder relações, a dinâmica de grupo e a energia entre as pessoas. Nós podemos aprender a partir das práticas de colaboração offline para fazer as nossas experiências online mais ricas e mais eficazes.

Se o grupo se sente mais próximo quando está junto fisicamente, então considerar como criar um sentimento de familiaridade no espaço será chave. Se há rituais importantes de boas-vindas e de chegada no início das reuniões, então criar novas formas de chegar e acolher os membros na comunidade online será importante. Em grupos onde nem todos conhecem os novos membros, a equipa do Loomio tem encontrado valor em criar espaço para as pessoas se apresentarem a elas próprias.

Questões-chave

  • Como é que o espaço influencia a forma como o grupo age? ƒ
  • Quão importante é que é a identidade para este grupo? ƒ
  • Quão importante é a neutralidade? ƒ
  • De que formas é o grupo cria identidade agora?
  • Qual é o espaço do grupo? É um espaço físico ou online?
  • Como é que o espaço facilita ou dificulta a comunidade online no contexto da nova tecnologia?

Prática

Esclarecer qual é a prática corrente de trabalho é a base para o sucesso na nova prática de trabalho. Se as pessoas não percebem os termos sobre o envolvimento, então podem não se envolver de todo. Alojar discussões sobre estas questões como um ponto de partida pode ser um passo poderoso rumo a uma colaboraçao com maior significado, e revelar a verdadeira dinâmica de grupo de uma nova forma.

Se o grupo se encontra presencialmente, ter um item de agenda sobre como a nova ferramenta vai ser usada na próxima semana permitirá construir o novo hábito. Assim que as pessoas compreendem o probelma que é resolvido pela nova ferramenta e como ele se relaciona com o sentir atual das pessoas, espaço e processo, então é muito mais provável que tenhas um grande envolvimento. Considera introduzir a nova ferramenta como uma mudança na prática de trabalho em vez de ser apenas uma nova ferramenta.

Questões Chave

  • Como é que o grupo comunica hoje?
  • Quais são as ferramentas utilizadas?ƒ
  • Como é que o grupo toma decisões?
  • Está claro como é que os acordos são alcançados?
  • O grupo percebe como é que o trabalho é distribuído? ƒ
  • Quais são os processos de colaboração ou tomada de decisão que estão atualmente instalados?
  • Quem são as pessoas que precisam de compreender o problema atual? ƒ
  • Há, e se sim, quais são, formas correntes de fazer as coisas e de identificar o grupo são importantes para manter e continuar?
  • Como é que se podem utilizar os processos existentes para apoiar a introdução da nova prática de trabalho?

Introduzindo a Tecnologia/ferramenta

Depois de ter pensado nas Pessoas, no Espaço e na Prática, então começa a a pensar sobre introduzir a ferramenta. Oferece às pessoas uma primeira experiência fantástica e dá formação e recursos que encorajam a adesão. Continua a endereçar as questões de fundo à medida que a ferramenta entra em uso. Introduzir um novo processo normalmente revela forças e fraquezas dos processos existentes, e revela compreensão da dinâmica num grupo.

As pessoas que começa grupos Loomio ficam normalmente perplexas pois descobrem que não sabiam como é que as decisões são tomadas na sua organização. As respostas a que chegas serão diferentes para cada grupo, mas o envolvimento com as questões de fundo é a chave para a colaboração genuína e bem-sucedida, online e offline.